Som bedriftsleder er det ikke rent få ting du skal ha oversikt over. HR-oppgaver som ikke følges opp kan fort bli en gnagende stein i skoen dersom du ikke har et HR-team som tar seg av dette. 

For å gjøre personaloppfølgingen litt enklere, har vi laget et årshjul for HR-oppgaver til deg som leder. Noen oppgaver må du følge opp fortløpende, men flere av oppgavene trenger du bare å tenke på én gang i løpet av året.

Tilknyttet éngangsoppgavene har vi laget en kalenderlink som du kan klikke på for å legge oppgaven rett inn i kalenderen din, slik at du husker å følge dem opp til rett tid. Du finner også lenker til ressurser og bloggposter hvis du ønsker å sette deg dypere inn i noen av disse temaene.

1. Etablere verneombud og arbeidsmiljøutvalg (AMU)

Fra og med 1. januar 2024 ble reglene for hvilke virksomheter som må ha verneombud og AMU innskrenket. Nå er virksomheter med mer enn 4 ansatte pålagt å ha verneombud og virksomheter med 30+ ansatte må ha arbeidsmiljøutvalg. Hvis din bedrift er påvirket av endringene og ikke har dette på plass, er det viktig å sikre at dette kommer på plass snarlig. Videre bør de som velges inn få nødvendig opplæring og kursing.

Les mer om de nye reglene for verneombud her. 

Les mer om de nye reglene for AMU her. 

2. Planlegge ferieavvikling

Arbeidstakere plikter å avvikle ferie hvert år, og arbeidsgiver har plikt til å sørge for at de ansatte tar ut ferie. Selv om arbeidsgiver har styringsrett når det gjelder å fastsette tidspunktet for ferie, har arbeidstakerne likevel visse rettigheter knyttet til ferieavviklingen. Blant annet har arbeidstakerne rett til å avvikle minst tre uker sammenhengende i hovedferieperioden. Videre har de også rett til å få vite om fastsettelsen av ferietidspunktet så tidlig som mulig og senest to måneder før ferien skal avvikles, med mindre særlige grunner hindrer dette. Derfor er det lurt å utarbeide en plan for ferieavviklingen så tidlig som mulig, spesielt for virksomheter som er avhengige av å ha ansatte tilgjengelige hele året.

Les mer om ferieloven og ferieavvikling her. 

Vi anbefaler at du starter planleggingen av ferieavviklingen allerede i februar/mars. Først bør du samle inn ferieønsker fra de ansatte og deretter koordinere disse med bedriftens driftsbehov. Gi deretter de ansatte tilbakemelding om når de kan forvente svar på sine ferieønsker. Når planen er klar, må de ansatte få beskjed om når de skal avvikle ferie.

Legg til en påminnelse i din kalender:

Apple  Google  Office 365  Outlook  Outlook.com  Yahoo   

3. Planlegge ferietrekk og feriepengeutbetaling

De fleste bedrifter utfører ferietrekk og utbetaler feriepenger i juni. Det er flere ting man må undersøke og ta stilling til før dette utføres, derfor er det lurt å starte forberedelsene tidlig. De fleste ansatte skal trekkes for full ferie, enkelt og greit. Har man derimot ansatte som ikke har full opptjening, må man undersøke om de likevel vil trekkes for full ferie, eller om de kun vil trekkes for det antallet dager de har opptjent ferie til. Alle har krav på å avvikle full ferie hvert år dersom de ønsker det. Dette gjelder selv om de ikke har full opptjening, men deler av ferien vil da bli ulønnet. Det er likevel ikke lov å pålegge noen å avvikle ferie som de ikke har opptjent feriepenger for, med mindre bedriften er helt eller delvis stengt i ferien. Derfor må du avklare med dine ansatte hvordan de ønsker at dette skal håndteres.

NB! Dersom noen har startet i din bedrift midt i året, kan det være at de fikk utbetalt feriepengene da de sluttet hos tidligere arbeidsgiver. Dette gir ikke rett til å be om redusert ferietrekk. Det er opptjeningsgraden som bestemmer om man skal ha fullt trekk eller kan be om redusert. Det vil si at det er kun de som ikke jobbet hele opptjeningsåret og dermed ikke har full opptjening som kan få redusert ferietrekk.

Les mer om ferietrekk her.

Vi anbefaler at du planlegger ferietrekk og innhenter informasjon fra dine ansatte i god tid før trekket. Tidspunktet for når du bør starte dette kan variere etter størrelsen på selskapet og når i juni utbetalingen skjer.

Legg til en påminnelse i din kalender:

Apple  Google  Office 365  Outlook  Outlook.com  Yahoo   

4. Plan for gjenværende feriedager, og overføring av ferie til neste år

Når året nærmer seg slutten, er det viktig å få oversikt over de ansattes restferie slik at den kan planlegges og avvikles før året er omme. Hovedregelen er at all ferie skal avvikles i ferieåret. Likevel åpner Ferieloven § 7 (3) for et unntak fra denne regelen, der arbeidstaker og arbeidsgiver skriftlig kan avtale overføring av inntil 12 virkedager ferie til påfølgende ferieår.

Les mer om overføring av ferie her. I denne artikkelen finner du også link til en gratis mal for søknadsskjema som kan benyttes av arbeidstakere som ønsker å få overført ferien.

Vi anbefaler at du får oversikt over restferien og planlegger hvordan denne skal håndteres i løpet av november måned. 

Legg til en påminnelse i din kalender: 

Apple  Google  Office 365  Outlook  Outlook.com  Yahoo  

5. Lønnsoppgjør og lønnsbrev

Praksis for lønnsoppgjør varierer mellom virksomheter og sektorer, men finner ofte sted i løpet av første eller andre kvartal. Uavhengig av hvilken praksis dere har for selve oppgjøret, er det en god rutine å starte prosessen i god tid før, og sende ut lønnsbrev til de ansatte når oppgjøret er klart. Lønnsbrevet gir de ansatte god oversikt over lønnsopplysninger og sikrer at arbeidsgiver oppfyller lovpålagte krav knyttet til lønnsinformasjon og dokumentasjon. 

6. On- og offboarding

For å sikre en vellykket oppstart, anbefaler vi å utarbeide en plan for onboarding av nye medarbeidere. Denne planen bidrar til å sikre at alt det formelle er på plass, samtidig som den gir den nyansatte nødvendig informasjon, opplæring og forventningsavklaringer for å trives og fungere effektivt i sin rolle i virksomheten. Èn feilansettelse koster i gjennomsnitt 1,5 årslønn, og mangelfull onboarding er en av de hyppigste årsakene til at nye medarbeidere slutter. Derfor har gode onboardingrutiner stor verdi for virksomheten. 

Les mer om hvordan lykkes med onboarding av nyansatte her.

Når ansatte slutter i virksomheten, bør du ha på plass en tilsvarende rutine for offboarding. En effektiv offboarding-rutine sikrer at ansatte mottar nødvendig informasjon og dokumentasjon, for eksempel attester, invitasjon til sluttsamtale, overføring av tilganger og dokumentasjon til kollegaer, osv. Samtidig sørger rutinen for at kontingenter, tilganger og kontoer avsluttes i rett tid.

Ansatte som opplever gode prosesser helt til siste dag, vil sannsynligvis snakke positivt om virksomheten med andre og vurdere å søke igjen senere. God omtale fra tidligere ansatte har stor verdi for å tiltrekke potensielle kandidater.

7. Oppfølging i prøvetid

Ved ansettelser er det vanlig å avtale prøvetid inntil 6 måneder. Hensikten med prøvetiden er å gi arbeidsgiver og arbeidstaker mulighet til å prøve ut arbeidsforholdet, og vurdere om arbeidsplassen og oppgaver passer. For arbeidsgiver er det viktig å kartlegge om den nyansatte er til å stole på, og leverer som forventet. Arbeidstaker får på sin side vurdere om oppgaver og kultur samsvarer med forventninger i forkant av ansettelsen.

For at prøvetiden skal gi reell verdi, og oppnå sin hensikt, er det viktig å lage en plan for oppfølgingen av nye medarbeidere. Vi anbefaler å lage et standard-løp for utviklingssamtaler, for å sette klare utviklingsmål, sikre progresjon og forventningsavklaring underveis i prøvetiden.

Tips til aktiviteter for oppfølging i prøvetiden finner du her.

8. Medarbeidersamtaler

Medarbeidersamtaler er en verdifull mulighet for å gi og motta tilbakemeldinger, sette mål, identifisere utviklingsmuligheter og styrke forholdet mellom leder og de ansatte.

Har virksomheten en etablert rutine for gjennomføring av medarbeidersamtaler? Hvis ikke, kan det være nyttig å lage en plan for når slike samtaler skal avholdes i løpet av året. Dette vil ikke bare gi de ansatte forutsigbarhet ved å vite når de kan forvente å bli innkalt til samtale, men det vil også bidra til å sikre at samtalene faktisk blir gjennomført. 

Se 5 tips til medarbeidersamtalen her.

9. Oppdatere arbeidsavtaler i henhold til nytt reglement

Fra 1. juli 2024 innføres nye krav til innholdet i skriftlige arbeidsavtaler. Vi anbefaler at dere oppdaterer malene dere bruker, slik at de er i tråd med disse endringene. Ved å gjøre dette nå, unngår dere behovet for å gjennomgå dem på nytt til sommeren.

De nye kravene gjelder både for nye avtaler og eksisterende avtaler. Arbeidsgivere er imidlertid ikke pålagt å oppdatere eksisterende avtaler på eget initiativ. Det er vedtatt at arbeidstakere fra 1. juli har rett til å kreve at avtalene deres suppleres med de oppdaterte opplysningene. Derfor kan det være lurt å klargjøre tilleggsavtaler.

Les om nye krav til arbeidsavtalen her.