Oppfølging av ansatte i prøvetid
Det er blitt vanlig praksis å avtale prøvetid ved oppstart av et arbeidsforhold. Hensikten er å gi både arbeidsgiver og arbeidstaker anledning til å prøve ut arbeidsforholdet, og se om arbeidsplassen og oppgaver passer.
For arbeidsgiver er det viktig å avklare om den nyansatte er pålitelig, faglig dyktig og klarer å tilpasse seg arbeidet. Arbeidstaker får på sin side vurdert om oppgaver, miljø og samspill med leder og kollegaer samsvarer med forventninger som ble etablert i rekrutteringsprosessen. Selv om avtale om prøvetid er mye brukt ved nyansettelser, er det likevel mange som ikke bruker denne tiden særlig godt. Èn feilansettelse koster i gjennomsnitt 1,5 årslønn, så manglende oppfølging i prøvetiden kan bli dyrt!
Hva kan du egentlig avtale?
En avtale om prøvetid må være skriftlig dokumentert i arbeidsavtalen for at den skal være gyldig, og den kan ikke vare lengre enn 6 måneder. Det er imidlertid mulig med forlengelse dersom den nyansatte er fraværende fra arbeid i avtalt prøveperiode, men kun tilsvarende antall dager den ansatte faktisk er borte fra arbeid. Det vil si at dersom arbeidstaker er borte 3 dager kan prøvetiden forlenges med 3 dager. For å kunne gjøre dette er det krav om at den ansatte allerede ved oppstart er gjort kjent med arbeidsgivers adgang til å forlenge prøveperioden. Det er derfor lurt å inkludere dette i arbeidsavtalen.
|
Visste du at? En vanlig misforståelse er at prøvetid er en form for midlertidig stilling, men prøvetiden endrer ikke ansettelsesformen. Er du ansatt i fast stilling er du fast ansatt fra første dag uavhengig av prøvetid. |
Hensikten med oppfølgingssamtaler
Oppfølging i prøvetid er ikke en lovregulert prosess. Det vil si at det i teorien ikke er noen krav til hvordan arbeidsgiver skal bruke denne tiden. Det er likevel slik at arbeidsgiver og arbeidstaker deler ansvar for utvikling og læring, og et godt samarbeid beror på en god dialog.
Den beste måten å sikre at partene forstår hverandres forventninger, og etablerer et godt samspill, er å invitere til jevnlige samtaler. Tegn gjerne opp et løp for oppfølgingssamtaler som den nyansatte og nærmeste leder kan følge gjennom prøvetiden. For å sikre at relevante temaer dekkes, kan det være nyttig å lage noen samtalemaler som brukes i disse møtene. Malene kan brukes som et utgangspunkt for samtalen, men formål og innhold bør tilpasses basert på hvordan den ansatte presterer.
Sørg for at det som blir snakket om er godt dokumentert. Dette gjelder både leders og medarbeiders tilbakemeldinger. Referat fra samtalen skal signeres av begge parter, eller lagres på et område hvor både leder og medarbeider har tilgang. Et referat gjør det lettere å følge opp tiltak som er avtalt, og er viktig i tilfelle uenighet eller tvist mellom partene.
Når medarbeider presterer om forventet
1. Jevnlig oppfølging i prøvetiden har stor betydning uavhengig av hvordan den ansatte presterer, så sett av god tid til disse samtalene selv når den ansatte leverer godt fra første dag.
2. Send gjerne samtalemalen i forkant slik at begge får mulighet til å reflektere over de spørsmålene som skal tas opp i samtalen.
3. Bruk oppfølgingssamtalene til å bli kjent, og snakk med den ansatte om oppstart, opplæring og trivsel. Finn ut hva som fungerer bra og hva den ansatte ønsker mer/mindre av for å trives fremover.
4. Bruk muligheten til å avklare gjensidige forventninger.
5. Gi mulighet for å ta opp tema som ikke er dekket av samtalemalen.
Når det er behov for korrigeringer
1. Se over samtalemalen og vurder behovet for å justere eller legge til punkter på agendaen.
2. Gi tydelig og konkret tilbakemelding om hva som må endres/forbedres.
3. Gi tydelig og konkret forklaring på hva som forventes av den ansatte, og hva som må til for at den ansatte skal oppnå dette.
4. Lag oppfølgingsplan for å sikre at den ansatte tar til seg tilbakemeldinger og forbedrer prestasjoner.
5. Sett dato for oppfølgingssamtale.
6. Dersom det er aktuelt med oppsigelse og man ikke ser forbedring etter en gitt tid, så skal den ansatte informeres om dette.