5 tips til medarbeidersamtalen
Å støtte medarbeidere i å nå sine personlige og faglige utviklingsmål er en viktig del av lederrollen, da det kan ha en direkte påvirkning på ansattes engasjement og trivsel på arbeidsplassen.
For å sikre god oppfølging av de ansatte, bør det gjennomføres jevnlige medarbeidersamtaler, eller utviklingssamtaler. Målet med disse samtalene er å snakke om den ansattes mål, utvikling og trivsel i organisasjonen. Samtalene gir også deg som leder en verdifull mulighet til å gi tilbakemelding til dine medarbeidere.
Vi har samlet 5 tips du kan ta med deg når du skal forberede deg til neste medarbeidersamtale:
1. Lag en plan for samtalen
Når du forbereder deg til medarbeidersamtalen bør du ha en plan for hva du ønsker å snakke om. Relevante spørsmål kan samles i en samtalemal, som kan være et nyttig verktøy for å sikre at du dekker alle teamer du ønsker å ta opp. Husk å tilpasse malen til den enkelte medarbeider.
2. Kommuniser formål og forventninger
I forkant av samtalen er det fint at du informerer medarbeideren om formålet med samtalen og dine forventninger. Er det noe den ansatte skal forberede i forkant av samtalen? Da bør du gi beskjed om dette. Det kan også være lurt å sende samtalemalen på forhånd, slik at medarbeideren er kjent med agendaen og har mulighet til å forberede seg.
3. Gi tilbakemeldinger
Husk at medarbeidersamtalen skal være en dialog mellom to parter, ikke et intervju. Det er viktig at du som leder også deltar i samtalen, deler synspunkter på temaene som diskuteres, og at du forbereder deg på å gi konkrete tilbakemeldinger på medarbeiderens utvikling.
4. Husk å dokumentere!
Uavhengig av om medarbeideren leverer som forventet eller ikke, bør det alltid skrives et referat fra samtalen. Det gjør det enklere å følge opp mål og oppgaver som ble avtalt, og sikrer at partene er enige om hva som ble diskutert. Dokumentasjon er også viktig dersom det oppstår tvister eller uenigheter. Begge parter bør gi innspill som dokumenteres, og referatet bør signeres av begge.
5. Plan for oppfølging
I slutten av samtalen bør det settes av tid til å snakke om veien videre, og lage en plan for oppfølging. Dette inkluderer oppfølgingsmøter, tidsfrister for måloppnåelse, og eventuelle tiltak som skal iverksettes. Dette sikrer at målene som ble diskutert i samtalen blir fulgt opp. Neste gang dere møtes kan dere ta frem planen og diskutere fremdriften.