Tips for å lykkes på HR-området uten en dedikert HR-avdeling

HR handler om å utvikle og ivareta de menneskelige ressursene på arbeidsplassen. Det er et strategisk og målrettet arbeid som kan gi målbare resultater. Gjennom riktig håndtering av menneskene kan man oppnå økt lønnsomhet, høyere engasjement og lavere turnover. Å ivareta og utvikle de ansatte bør være en prioritet for alle virksomheter, uavhengig av størrelse.

Likevel er det ofte sånn at små- og mellomstore bedrifter ikke har budsjett eller behov for å ansette en fulltids HR-ansvarlig. Derfor er det ofte daglig leder, den som jobber med økonomi eller en administrasjonsansvarlig som får dette ansvaret i tillegg til eksisterende arbeidsoppgaver. For å hjelpe disse superheltene litt på vei, inviterte vi sammen med vår partner Huma til frokostmøte med en praktisk guide: HR for små- og mellomstore bedrifter. Vi deler hva vi lærte med deg!

HR for små- og mellomstore bedrifter: hva må man ha kontroll på?

1. Et godt førsteinntrykk

Rekrutteringsprosessen er ofte det første møtet kandidaten har med selskapet, og førsteinntrykket er viktig. En god og strukturert rekruttering gjør det enklere, raskere og billigere å rekruttere. Feilansettelser koster faktisk i snitt kr 950.000,-. Still deg selv spørsmålet; hva ønsker du at kandidater skal sitte igjen med etter å ha vært i kontakt med selskapet ditt? En vellykket rekrutteringsprosess kan til og med gjøre avviste kandidater til ambassadører for selskapet ditt, dersom de har hatt en positiv opplevelse. Så sørg for at rekrutteringsprosessen er grundig og profesjonell, og etterlater et positivt inntrykk.

Unngå disse vanlige feilkildene ved rekruttering:

1. Dårlige forberedelser
2. Urealistisk/upresis stillingsbeskrivelse
3. Intervjuer snakker for mye
4. Overvurdere negativ informasjon 
5. Likhetseffekten og god kjemi 

2. En god start

Overgangen fra signert kontrakt til å bli relativt selvgående i arbeidsoppgavene kalles onboarding. Dårlig onboarding gir en dårlig start for den nyansette og skaper et dårlig utgangspunkt for langsiktig suksess både for den nyansatte og for selskapet. Derimot kan en god onboardingprosess spare tid og penger, redusere arbeidsmengde og stress ved å ha klare sjekklister og sørge for at det viktigste er på plass når den ansatte starter. Vi har selv fokusert på å forbedre onboardingsprosessen vår og har sett tydelig framgang i engasjement og trivsel blant nyansatte gjennom bruk av en systematisk tilnærming. 

Oppfølging og dialog er også viktig i denne perioden. Hvis det oppstår utfordringer eller ansatte ikke fungerer optimalt i stillingen, har vi et fast sted og agenda for å ta dette opp og dokumentere det. Uansett tilfelle er samtaler og god oppfølging gjennom hele perioden essensielt. Med en oversiktlig, enkel og godt gjennomført onboarding skapes en solid plattform for ansattes suksess i organisasjonen.

3. Beholde og utvikle ansatte

Kompetanseheving er avgjørende i dagens arbeidsliv. Selv om det kanskje er lettere å se for seg utviklingsmuligheter i et større selskap (nye roller, lederstillinger osv), er det ingen grunn til at SMBer ikke kan hjelpe folk å vokse. Dette kan gjøres gjennom å tilby gradvis kompetanseutvikling i eksisterende roller, som å lære nye ferdigheter, kursdeltakelse og økt kompetanse innenfor arbeidsområdet. 

“Misnøye med lønn er ikke hovedgrunnen til at ansatte sier opp jobben sin. De fleste slutter fordi de mangler faglig utvikling og tilhørighet. Dette kan sjefen gjøre noe med, uten at det koster mye.” -Anders Dysvik på Handelshøyskolen BI

Det ligger mye kunnskap og kompetanse i enhver bedrift. Pass på at du vet hvor mye som faktisk ligger i din bedrift, ved å holde oversikt over både formell og uformell utdannelse, kurs og sertifikater. Når du har kontroll på dette kan du også begynne å se hva som mangler eller hva som kan utvikles. Det gjør det dessuten lettere ved en eventuell ny rekruttering. Trenger man å rekruttere eksternt, eller finnes det folk internt som med litt videreutdanning kan fylle arbeidsoppgavene?

4. Sov godt om natten

Til sist er det viktig å ha alt på stell i henhold til Arbeidsmiljøloven og GDPR, som regulerer arbeidsforhold og rettigheter hos den ansatte, samt personopplysninger og hvordan organisasjoner behandler, lagrer og overfører personlig informasjon om enkeltpersoner. Her er noen enkle grep.

Arbeidskontrakter

Å ha en komplett arbeidsavtale i samsvar med Arbeidsmiljøloven er avgjørende for å sikre rettighetene til både arbeidsgivere og ansatte. Selv om det finnes gode maler tilgjengelig, er det viktig å fylle ut avtalen riktig og grundig for å unngå misforståelser. 

Elektronisk signering

Man sparer mye tid (og papir) på å ha digital signering på arbeidskontrakter, avtaler og andre dokumenter som krever signatur. Spesielt hvis dokumentene automatisk lagres på rett sted etter signering.

Sikker lagring av dokumenter

Enten det gjelder arbeidskontrakter, rutiner, avtaler og taushetserklæringer. Dette er sensitive dokumenter som alle må kunne stole på at er korrekt håndtert. Med Huma kan du enkelt styre hvem som har tilgang til hva, og alt er både trygt lagret og lett tilgjengelig.

Personalhåndbok, lederhåndbok og HMS-rutiner

Personalhåndboken er som en slags bruksanvisning for ansatte i en bedrift. Den inneholder alle regler og retningslinjer man bør vite om når man jobber der og bør alltid være oppdatert. Har man denne digitalt så sikrer man at alle har tilgang til det de trenger, når det trenger det, og man sikrer at den alltid er oppdatert på relevant lovverk.