Effektiv offboarding: innsikter fra årets HR-rapport

Årets HR-rapport fra Huma og Value Group viser at selskapene i snitt har en offboardingslengde på fire måneder. Det er positivt å se at flere selskaper tar ansvar for å sikre en god avslutning for ansatte som slutter, men det er fortsatt mange som mangler gode rutiner og prosesser på dette området.

Offboarding er prosessen som følger når en ansatt forlater en organisasjon, enten det er på grunn av oppsigelse, pensjon eller andre årsaker. Tilsvarende med oppstarten av nyansatte, er det en rekke praktiske oppgaver som må tas hånd om når en ansatt forlater organisasjonen. Samtidig er det ønskelig at ansatte sitter igjen med et positivt inntrykk av bedriften når de går ut dørene for siste gang.

Måten den ansatte blir ivaretatt i løpet av de siste månedene kan også påvirke om vedkommende ønsker å søke tilbake, eller om de anbefaler bedriften til andre relevante kandidater i sitt nettverk. I et arbeidsmarked preget av hard konkurranse, er selskapets branding og omdømme avgjørende for å tiltrekke seg de beste kandidatene.

4 tips til offboarding som ivaretar avtroppende ansatte

1. Lag en plan for oppsigelsestiden

Planen bør gi en oversikt over oppgaver den ansatte og nærmeste leder har ansvar for å følge opp, og frist for når dette skal være ivaretatt. Legg også en plan for hva den ansatte skal jobbe med i oppsigelsestiden, for å ivareta motivasjon og produktivitet den siste tiden.  

Eksempel på praktiske oppgaver som må håndteres:

• Levere nøkkelkort/nøkler

• Levere PC og telefon om dette tilhører arbeidsgiver, ev. avklare om det skal kjøpes ut. 

• Slette tilganger og interne brukere, samt overføre relevante dokumenter. 

• Sluttoppgjør: avklaring rundt feriedager, pensjon, forsikringer og avslutte andre firmagoder

• Attest fra arbeidsgiver

2. Kunnskapsoverføring

I tillegg til den formelle kompetansen en medarbeider innehar, opparbeider man vanligvis etter en tid i bedriften også betydelig erfaringskompetanse. Denne kompetansen risikerer å gå tapt når den ansatte forlater virksomheten, med mindre den overføres på en god måte. Det er viktig å sørge for at rutiner og prosesser blir godt dokumentert, slik at den som skal overta raskt kan sette seg inn i den nye jobben. Dette kan gjøres enten ved å skrive ned prosedyrer og rutiner eller ved å gi opplæring direkte fra den ansatte som slutter.

3. Sluttsamtale

Å gjennomføre sluttsamtaler har stor verdi både for organisasjonen og den ansatte. Dersom den ansatte selv har sagt opp sin stilling, kan det være nyttig å vite hvorfor, og om det er noe arbeidsgiver kunne gjort for å beholde vedkommende i selskapet. Videre kan det gi verdifull innsikt i organisasjonens kultur, utviklingsmuligheter og ledelse - hva som bør ivaretas og hva som kan forbedres. 

Vi anbefaler å levere attest før sluttsamtalen gjennomføres, slik at den ansatte ikke er redd for at det som blir sagt i samtalen kan påvirke innholdet i denne.

4. Takke for innsatsen og ønske den ansatte lykke til videre

På den siste dagen er det fint å sette av tid til å feire det som har vært og ønske den ansatte lykke til videre, enten i arbeidslivet eller i pensjonstilværelsen. Enten det er å spise en felles lunsj eller bestille en kake, er det fint å formelt takke den ansatte for innsatsen i bedriften. 

HR rapporten 2024 har som mål å gi organisasjoner innsikten de trenger for å ta bedre beslutninger. Den baserer seg på data fra over 500 nordiske selskaper.

LAST NED HR-RAPPORTEN HER → 

Nysgjerrig på hvordan våre rådgivere kan bistå deg med å få på plass gode rutiner for oppfølging av de ansatte? Book en uforpliktende prat her.