Arbeid med å ansette nye medarbeidere er en tidkrevende og kostbar prosess. Når du finner dyktige mennesker som du velger å ansette vil du gjøre det du kan for å beholde dem i organisasjonen, og du har bare ett forsøk på å gi et godt førsteinntrykk!
Gjennom et organisert onboardingsprogram øker sjansen for at de nyansatte vil forbli i organisasjonen. Her finner du enkle råd og verktøy for å gjøre et godt førsteinntrykk med en strukturert onboarding!
Mangelfull introduksjon er en av de hyppigste årsakene til at nye medarbeidere slutter etter kort tid. Studier har vist at det er 69% større sannsynlighet for at en ansatt som deltar i et organisert onboardingsprogram blir værende i virksomheten opp til tre år, enn en ansatt som ikke deltok i et slikt program. Når ansatte velger å slutte kan jobbengasjement og lagånd svekkes, i tillegg kan smittsom turnover være en videre følgefeil. Mindre engasjement fra gjenværende arbeidstakere kan føre til lavere samlet produktivitet. Det er derfor viktig at organisasjonen jobber aktivt for å beholde nye medarbeidere, og redusere turnover.
Onboarding er læringsprosessen fra den nyansatte blir ansatt i organisasjonen til vedkommende er å betrakte som et fullverdig medlem av organisasjonen. Den nyansatte tilegner seg nødvendige kunnskaper og ferdigheter for å bli et etablert medlem. Onboardingen inkluderer både individuelle, sosiale, kulturelle og situasjonsavhengige læringsprosesser. For å sikre en best mulig onboarding for de nyansatte er det lurt om du som arbeidsgiver formaliserer og strukturerer denne prosessen.
Fire nivåer av onboarding
Bauer (2010) viser til fire viktige byggeklosser i sosialiseringsprosessen. Disse vurderes som fire komponenter som bør inkluderes i prosessen for å lykkes med onboarding av nyansatte:
1. Samsvar
Virksomheten må tilrettelegge for at den nyansatte skal tilegne seg de nødvendige, grunnleggende og organisatoriske kunnskapene. Det må gis innføring i grunnleggende lover, regler og retningslinjer, f.eks. føring av timer og sykefravær, personalhåndbok, reiseregninger, etc. Organisasjoner som mestrer samsvar klarer å gjøre de rutinemessige aspektene ved en ny ansettelse til en mindre stressende del av introduksjonsfasen.
2. Avklaring
Handler om å sikre at den ansatte forstår sin nye jobb og forventninger. Rolleavklaring referer til hva, når, hvor, hvem og hvordan arbeidsoppgaven skal gjennomføres, og har en direkte innvirkning på den nyansattes jobbprestasjoner, jobbtilfredshet, engasjement og intensjon om å forbli i virksomheten. Desto tidligere nye medarbeidere forstår hva jobben inneholder, desto raskere blir de en produktiv ressurs i virksomheten. Eksempel på dette kan være å gjøre nyansatte kjent med prosjekter og arbeidsoppgaver som de skal delta i, og tydeliggjøre deres rolle. Dette kan f.eks avklares gjennom grundig opplæring og oppfølgingssamtaler.
3. Kultur
Handler om å gi den nyansatte innblikk i de formelle og uformelle normene i organisasjonen. Organisasjonskulturen påvirker arbeidssituasjonen, den bidrar til å skape en felles identitet, virker integrerende og koordinerende. Hvilke formelle og uformelle normer som gjelder i organisasjonen kommer ikke nødvendigvis frem i jobbannonsen eller på nettsiden, og som jobbsøker er det derfor vanskelig å tilegne seg informasjon om bedriftskulturen i forkant av en ansettelse. Organisasjonskulturen på arbeidsplassen kan derfor komme som en overraskelse i ettertid. Eksempler på kulturelle normer kan være kleskoder eller om det en formell eller uformell tone mellom kollegaer. Ved å informere om hvilke normer som er gjeldende kan en bidra til å styrke etableringen og legge til rette for økt trygghet og trivsel for den nyansatte.
4. Sosialisering
Referer til de mellommenneskelige forhold og informasjonsnettverket den ansatte må etablere i oppstarten. Det er vesentlig at nye medarbeidere blir kjent med andre kollegaer, og blir integrert i arbeidsmiljøet. Et effektivt tiltak kan være å benytte en fadder eller mentor i introduksjonsfasen. Organisasjonen viser med dette at de har forståelse for at det kan være krevende å være ny på arbeidsplassen, og at de vil gjøre tiltak for at den nyansatte skal inkluderes på en god og effektiv måte. Forskere har funnet at nye medarbeidere som føler tilhørighet blant nye kollegaer er mindre bekymret for å starte i ny jobb. Nyansatte som føler seg akseptert tar flere sjanser, stiller flere spørsmål, og er mer åpen for å lære om deres nye jobb, rolle, kollegaer og organisasjonen. I tillegg viser forskning at følelsesmessige bånd er den sterkeste faktoren som forklarer hvorfor ansatte ikke ønsker å slutte i virksomheten. Selv om alle fire byggeklossene er viktig for effektiv onboarding, har sosialisering en spesiell rolle i prosessen fordi den kan ha en direkte påvirkning på arbeidsytelse, arbeidsglede, engasjement og intensjon om å forbli i bedriften.
Med utgangspunkt i disse komponentene kan du planlegge et formelt og strukturert onboarding program.
Tre ting du enkelt kan gjøre
Dersom du ønsker å optimalisere onboarding prosessen din med hensyn til Bauers fire komponenter så har vi tre konkrete råd som du kan starte med:
1. Bruk en sjekkliste for onboarding (samsvar)
En sjekkliste for onboarding bør inneholde alle praktiske gjøremål som skal gjennomføres før den ansatte starter / i løpet av de første ukene etter oppstart. Det kan f.eks gjelde anskaffelse av PC, telefon, pult, nøkler eller annet utstyr den nyansatte vil trenge, samt oversikt over de viktigste tingene som skal gjennomgås med den nyansatte (f.eks. rutiner for timeføring, personalhåndbok, etc). I tillegg kan man legge inn eventuelle oppgaver som den nyansatte skal gjøre eller sette seg inn i i løpet av den første tiden.
Last ned vår gratis onboarding sjekkliste her →
2. Gjennomføre forventningssamtale og oppfølgingssamtaler (avklaring, kultur)
Den nyansatte har sannsynligvis fått et lite bilde av bedriften allerede før den starter, dette kan ha dannet seg gjennom rekrutteringsprosessen eller ved å lese om selskapet på nettsiden. Likevel er det mye man skal lære om selskapet og rollen før den ansatte blir en trygg og produktiv medarbeider. Ved å gjennomføre en forventningssamtale en av de første dagene, og påfølgende oppfølgingssamtaler i løpet av de første månedene, kan den ansatte raskere tilegne seg viktig kunnskap om hvilke forventninger som stilles til den både faglig og sosialt.
3. Gi den ansatte en fadder (kultur, sosialisering)
Fadderordning er et svært effektivt verktøy for å gjøre sosialiseringsprosessen til den nyansatte raskere og enklere. Ved å gi den nyansatte en dedikert fadder som kan ta litt ekstra ansvar for den nye, svare på alle mulige spørsmål (både om fag, systemer og om arbeidsmiljøet/kulturen) og ta den med på lunsj vil den nyansatte oppleve en større trygghet og tilhørighet.