De fleste selskaper, uavhengig av bransje eller størrelse, har behov for en viss forutsigbarhet. Gjort riktig, er arbeid med budsjett en god måte å tilnærme seg dette på.
Nei, du må ikke lage et budsjett. Dersom du har tenkt å lage et budsjett kun for å unngå dårlig samvittighet, anbefaler vi heller at du lar være. Det er ingen vits å bruke tid og ressurser på noe du ikke har tenkt å bruke. Hvis du derimot tenker at du trenger et verktøy for å se om planene for det neste året er gjennomførbare, kan det å utforme et budsjett være en svært god idé.
Vit hva som er viktigst for driften
Det viktigste fundamentet for et godt budsjett er en forståelse for hva som er avgjørende for økonomien i selskapet. For konsulentselskapene er antall konsulenter, faktureringsgrad, timepris, overtid og sykefravær de viktigste inntektsdriverne. Lønn og andre personalkostnader er de klart viktigste kostnadsdriverne. I andre bransjer vil du ha helt andre sentrale drivere.
Når du har fått grep om hva som er de sentrale driverne for økonomien, bør du la dem utgjøre en sentral del av budsjettet. Hvis du er usikker på hva som er kritiske faktorer for bedriften, kan det være lurt å kjøre en intern diskusjon eller søke hjelp hos en rådgiver med god bransjeinnsikt. Da kan du være litt sikrere på at du utformer budsjettet riktig.
Har du lest våre 4 faktureringstips som sikrer bedre likviditet?
Henger strategien og økonomien sammen?
Et annet viktig aspekt i arbeidet med budsjettet er å forstå omfanget av strategi og planer som er lagt. Planlegger du mange nyansettelser? Bygge om lageret? Gjennomføre store løft i kompetanse og opplæring? Går dere gjennom inntekter og kostnader knyttet til disse planene, skaper det en forventningsavklaring for året; hva kan dere faktisk få til? Gjennom en slik diskusjon kan dere se om strategien og økonomien henger sammen, og om retningen selskapet har staket ut faktisk er realistisk.
Unngå fortløpende endringer
Hvis du i tillegg har gode rapporter som inkluderer både nøkkeltall og resultattall, kan du følge med på hvordan du ligger an sammenlignet med antagelsene du har gjort. Det beste er om styringsverktøyene du bruker kan brukes sammen med budsjettet. Svært mange har budsjetter på andre format enn rapportene og det gjør det vanskelig å følge både nøkkeltall og resultat.
I dette arbeidet er det essensielt at du ikke faller for fristelsen med å gjøre løpende endringer for å få virkeligheten til å passe med budsjettmålene. Poenget er nemlig at du skal kunne måle avvik på faktorer som er viktig for driften, og ta lærdom. Har vi ikke lyktes med å få i land prisøkningene vi planla? Er vi ikke i mål med effektiviseringen av økonomiavdelingen? Er vi bak planen på rekruttering? I så fall – hvorfor?
Hvis du har et stort behov for å legge et halvår med store avvik bak deg, finnes det andre ting du kan gjøre enn å endre budsjettmålene underveis. Bruk heller litt energi på å lage en årsprognose som viser månedene som har løpt så langt, kombinert med budsjettet for gjenværende periode. Da kan du følge med på løpende endringer, samtidig som du beholder lærdommene.
En øvelse som gir oversikt
Gjort riktig kan altså et budsjett være et knakende godt verktøy som får firmaet til å løfte blikket og få et forhold til det som skjer og skal skje videre. Derfor, hvis du er usikker på nytteverdien av et budsjett gjennom året, kan du i alle fall betrygge deg med at selve arbeidet med å sette opp kalkylene kan gi konstruktive og gode diskusjoner rundt selskapets økonomi. Det øker rett og slett sannsynligheten for at du tar gode avgjørelser for det neste året. Hvem vil ikke det?
