En såpass enkel oppgave som fakturering bør ikke være et problem. Heldigvis skal det ikke så mye til for å bli hakket hvassere.
Det er få som virkelig liker å fakturere. Kanskje er det kjedelig arbeid for mange, eller kanskje er vi såpass konfliktsky at det å kreve penger er for mye forlangt? Vanskelig å si. Det som er sikkert er at ingen bedrifter kan driftes uten sunn økonomi; det går bare ikke rundt. Struper du likviditeten, struper du bedriftens handlingsrom, og uten handlingsrom dør selskapet. God fakturering med de rutinene det medfører er med andre ord helt nødvendig. La oss se på hvordan du kan gjøre det best mulig.
1. Gjør det enkelt å fakturere
Fakturering skal være en løpende prosess, men mange selskaper mangler strukturer og systemer for å fakturere raskt og smertefritt.
Det er som oftest selgeren som er første delen i flaskehalsen. Så fort et salg er gjennomført, skal selgeren bekrefte salget og sette i gang en dominoeffekt av tiltak: faktureringsprosessen. Men selgere er notorisk kjente for å være travle og stressede skapninger som prioriterer å bruke tiden på salgsprospekter. Ikke så rart – det er jo jobben deres. Derfor er det essensielt at du gjør det enkelt for selgeren å sluttføre et salg og lage en faktura – hvis ikke får selskapet et kjempeproblem: Fakturaene hoper seg opp, kundene glemmer hva de har kjøpt og pengene uteblir.
Slikt arbeid blir det ikke lønningspils av.
Sett opp en tydelig fakturaprosess – fra salg til fakturering – og sørg for å implementere et system som understøtter prosessen. Våg å være streng i håndhevingen og lag rutiner som er synlige og lett tilgjengelige for medarbeiderne – gjerne digitalt hvis dere har muligheten. Disse rutinene burde også si noe om hva som skal gjøres i tilfeller der man er usikker på hva som skal faktureres, grunnet manglende prisinformasjon eller lignende. Ingen tjener på å ha fakturaer som er 90% utfylte – fakturer det du kan og send resten på en restfaktura når informasjonen er på plass.
2. Fakturer riktig
Det nytter imidlertid ikke å sende ut fakturaer med lysets hastighet hvis de ikke er korrekte. Da kommer fakturaen i retur eller så får kundeservice (som kanskje er deg selv) en ekstra jobb med å følge opp kunden som ikke skjønner bæret av hva han eller hun har mottatt.
Heldigvis finnes det CRM-systemer som kommuniserer med Brønnøysundregisteret og sørger for at det som printes på fakturaen alltid er riktig. Tips: Skaff deg et system som har denne funksjonaliteten.
Uansett hva du velger å gjøre, bør du være ekstremt nøye med hva du fører inn i CRM-systemet. Det tar bare noen minutter å gjennomføre en korrekt oppføring, mens slurv kan koste selskapet flere timer (eller dager) med opprydningsarbeid.
3. Distribuer effektivt
EHF-faktura eller elektronisk faktura er også noe du burde vurdere. Statlige organisasjoner og kommuner benytter EHF og det blir stadig mer utbredt blant bedrifter også. Fordelene ved å bruke elektroniske fakturaer er ganske åpenbare: Fakturainformasjonen behandles og legges automatisk til i programmet, og det sparer mye tid for både selger og kunde. I tillegg er det selvfølgelig miljøvennlig å bruke mindre papir.
4. Sett bort innfordringen
Noen ganger betaler ikke kunden, og det må naturligvis følges opp. Vår erfaring er at de fleste små og mellomstore bedrifter er for travle til å gjøre denne jobben skikkelig. Innfordring prioriteres rett og slett ikke. Derfor anbefaler vi å sette denne jobben bort til en ekstern aktør som virkelig kan inkasso, i stedet for å gjøre denne jobben halvveis selv. Da får du raskere betalt og likviditeten øker. Ikke minst vil det spare deg for hodebry, frustrasjon og alternativkostnader som kan bli svimlende høye.
