CEO i 24SevenOffice, Staale Risa, mener bedrifter som sverger til papirmølla går glipp av store gevinster.
Digitalisering er blitt synonymt med det å henge med i tiden. Likevel jobber mange etter gamle, etablerte metoder. Spørsmålet er hvor lenge norske bedrifter kan støtte seg på papirmølla i arbeidshverdagen.
24SevenOffice er Europas ledende aktør innen skybaserte forretningssystemer, og var det første skybaserte ERP-systemet i Europa. Vi spurte CEO i selskapet, Staale Risa, om hvordan norske selskaper, og da spesielt økonomifunksjonen, bør forholde seg til digitalisering.
Staale, hva innebærer det egentlig å digitalisere økonomifunksjonen i et selskap?
For meg innebærer det å muliggjøre elektronisk flyt av informasjon som arbeides manuelt med i dag – altså erstatte manuelle prosesser med elektroniske.
Digitalisering berører ikke bare systemer og verktøy, men handler også om å fjerne skiller eller siloer mellom de ulike delene av et forretningssystem. Du kan ha selgere som jobber i ett system adskilt fra fakturasystemet, som der igjen kan være adskilt fra regnskapssystemet. Da får du gjerne ulik informasjon i hver enkelt avdeling, og det skaper problemer for driften.
Hva vil du si er den største fordelen ved å digitalisere økonomifunksjonen?
En fordel med å ha det på nett er at det alltid er oppdatert, slik at du kan bruke regnskapet som et styringssystem, og ikke bare en historisk gjengivelse av hvordan ting har vært. Dessuten kan du få svært mange tjenester (som finansieringsløsninger) koblet til regnskapet, og det blir enklere å utarbeide løpende prognoser og likviditetsstatus.
Hvorfor skal papirbaserte bedrifter med fornøyde kunder endre på noe som fungerer?
Du kan nok jobbe med papirmølla en viss stund, men over tid vil du gå glipp av mange fordeler. De fleste bedrifter i dag opplever et marginpress på tjenestene de leverer, og skal du holde et lavt kostnadsnivå bør du digitalisere og automatisere; det blir generelt lavere kostnader med det.
En annen fordel er mer tid til å ta vare på kundene dine. Med manuelle prosesser har du nok med å følge opp ting som skjer, men med frigjort tid kan du knytte tettere relasjoner til eksisterende kunder. Selv om det går bra i dag, kan du alltid gjøre ting bedre. Husk at det alltid kommer ny konkurranse og utfordrere.
Mange ser på digitalisering som en krevende oppgave. Er det enkelte ting man kan starte med å digitalisere først, eller bør alt tas med en gang?
Du kan ta ting steg for steg – du må ikke ta alt på en gang. Det aller første du bør gjøre er å flytte regnskapssystemet til en skyløsning ettersom det åpner opp for mange andre løsninger og integrasjonsmuligheter.
Les mer: Du vet du bør bli mer digital, men hvordan går du frem?
Neste steg er å gi seg selv muligheten til å fakturere i samme system som regnskapet ligger i, og ha så mye som mulig i elektroniske faktura, såkalt EHF. Det som ikke kommer på EHF bør skannes som digitale fakturaer. Når alt dette er på plass, kan du integrere systemet med banken slik at du slipper å bruke nettbanken og føre inn fakturaer som allerede er lagt til betaling i regnskapssystemet. Da slipper også regnskapsføreren å bruke tid på bankavstemming, og det sparer du penger på.
Staales beste tips for deg som vil digitalisere økonomi- og regnskapsfunksjonen:
- Velg et skybasert system som du kan jobbe med i nettleseren.
- Sørg for at du får alle fakturaer fra dine leverandører i EHF-format. Integrer banken med det nyeste integrasjonsformatet med ISO/PSD2-integrasjon.
- Sørg for at så mye input som mulig kommer digitalt fra de ansatte, som timegrunnlag, utlegg, reiser, ordrer, fakturaer og lignende.
- Sørg for at systemet er tilrettelagt for å integrerte tjenester i skyen (for eksempel finansieringsløsninger), og for ekte AI (det vil si maskinlæring, og ikke bare regelbasert automatisering).
Du nevner regnskapsføreren her. Har han noe å si for bedriftens evne til å digitalisere prosessene?
Ja, uten tvil. Skal du få på plass digitale løsninger, må du ha en regnskapsfører med digital kompetanse som evner å se fremover. Regnskapet er på en måte en funksjon av informasjonen du legger inn – timer, kostnader, varekjøp og så videre. En moderne regnskapsfører vil kunne hjelpe deg med nettopp få denne dataen inn i et digitalt system på en enkel og effektiv måte.
Se også etter en regnskapsfører som er opptatt av å bruke nye løsninger, ikke en som ønsker at du gjør det på gamlemåten for å få mer timer til å jobbe med bokføring. Ja, automatisering vil redusere timene en regnskapsfører bruker på bokføring og andre manuelle prosesser, men så lenge de kan jobbe med annet verdiøkende arbeid er det vinn-vinn for begge parter.
Det er lett å påstå at man er digital og fremtidsrettet. Hvordan kan du teste at
regnskapsføreren faktisk er det?
Det er et godt spørsmål. Jeg ville sett på referanselisten og hørt hvordan andre kunder opplever kundeforholdet. Deretter ville jeg tatt en titt på hvilke systemer regnskapsføreren bruker, og i hvilken grad han er digital selv. Hvor mye tid bruker han for eksempel på eget regnskap, og hvordan fører han det? Om regnskapsføreren benytter manuelle prosesser i stor grad, er sjansen liten for at han kan rådgi egne kunder om digitalisering.
En enkel stresstest er å se hvordan regnskapsføreren presenterer de digitale løsningene. Hvis han legger frem en enkel PowerPoint med skjermbilder, fremfor faktisk å guide deg gjennom systemet live i nettleseren, tyder det på at han er lite komfortabel med å jobbe digitalt.
