Digitaliseringen skal gjøre oss mer effektive og frigjøre tid. Veien mot en mer digital økonomiavdeling handler imidlertid ikke bare om tech.
Digitalisering er et flittig brukt uttrykk. Alt og alle skal tilsynelatende digitaliseres, og det skal helst skje kjapt. Du blir naturligvis aldri helt ferdig digitalisert (hva enn det faktisk innebærer) men ved å angripe problemstillingen på riktig måte kan du bli mer effektiv og frigjøre tid til annet mer verdiskapende arbeid. Men først: litt kontekst.
80-20
Nei, 80-20 viser ikke i dette tilfellet til Paretos lov, men hvordan den jevne økonomifunksjonen bruker sine egne ressurser. Grovt sett bruker norske økonomiavdelinger opp mot 80% av tiden og ressursene på arbeid knyttet til inputdata, bilag og bokføring, ajourhold og enklere rapportering. De resterende 20% går til analyse, innsiktsarbeid, rådgivning og beslutningsstøtte for virksomheten. Selv om korrekt håndtering av bilag og bokføring er viktig, vil nok de fleste være enig i at disse arbeidsoppgavene med fordel kan automatiseres.
Det er det som skjer nå.
Til dels banebrytende teknologier innenfor kunstig intelligens, software-roboter og smart automatisering er allerede på markedet og vil skape betydelig endring i tiden fremover. Ifølge Regnskap Norge vil ny teknologi automatisere 40–50% av arbeidsoppgavene økonomiavdelinger og regnskapsbyråer jobber med i dag i løpet av fem år. Om sju til åtte år er situasjonen sannsynligvis snudd på hodet, da er fordelingen 20-80.
Så – hvordan kan du selv henge med i denne utviklingen?
Digitalisering starter med mennesket
Det er lett å tenke at digitale verktøy skal erstatte mennesker. Det kan være tilfellet på noen områder, men for det meste handler digitalisering om omstrukturering av arbeidsoppgaver og stillinger, heller enn eliminering. Endringene innebærer at flere av oss kommer til å bruke tiden på mindre rutinepregede oppgaver, assistert av teknologi som sikrer nøyaktighet og effektivitet.
Denne overgangen vil sette høye krav til videreutvikling av kompetanse blant ansatte, rekruttering av ny og kompletterende kompetanse, samt evne og vilje til omstilling blant ledelse og eiere.
Les også: Dette er de viktigste faktorene som påvirker lønnsomheten i et konsulentselskap
Utfordringen er at mange norske bedrifter har misforstått hva digitalisering faktisk innebærer. Det brukes for mye tid, krefter og ressurser på nye verktøy og systemer, og alt for lite tid på utforsking, kompetanseheving og endringer av arbeidsprosessen. Så lenge vår egen intelligens overgår kunstig intelligens, er det faktisk helt vanlige mennesker som stiller på jobb og utfører de viktigste oppgavene. Disse menneskene må naturligvis kjenne og være trygge på både verktøy og prosesser for at vi skal ha mulighet til å skape effektiviseringsgevinster i stor utstrekning.
Å skape trygghet og godt samspill og gode prosesser i en bedrift handler mye om arbeidskultur – å være nysgjerrig, åpen og endringsvillig. Gjennom prøving og feiling lærer virksomheten kontinuerlig forbedring og kan ta i bruk nye verktøy (eller bli bedre til å utnytte de man har) samt utbedre og effektivisere prosessene. Det kommer stadig nye løsninger og verktøy på markedet. Takten er høy. Dette gjør kulturaspektet stadig viktigtere. Samtidig vet vi at det å bygge en kultur preget av nysgjerrighet og åpenhet ikke er gjort i en håndvending og at det krever innsats og ressurser.
Fokuser og ta det steg for steg
Å jobbe med arbeidskultur samtidig som du implementerer verktøy og nye løsninger høres sikkert komplisert og omfattende ut. Det trenger det ikke være. Tipset vårt er å starte med målet. Hvis digitalisering er svaret, må du finne ut hva spørsmålene er. Trenger du å effektivisere faktureringsprosessen? Er det viktigste å bidra til å utbedre kundetilfredshet eller bør du frigjøre tid til beslutningsstøtte som sikrer høyere lønnsomhet? Vi anbefaler å gjøre knallharde prioriteringer, slik at du kan fokusere på heve områdene som er viktigst for bedriften.
Les også: Konsulentselskapet valgte Value som regnskapsfører: – De er proaktive og har et høyt faglig nivå
Med tydelige mål på plass kan du sette opp en oversikt over tiltak som bør iverksettes for å nå målene, uavhengig om det er opplæringstiltak, kulturelle tiltak, endringer i organisering, investeringer i systemer eller bedre måter å samhandle på. Deretter bør du estimere innsatsen som skal til for å få tiltakene i land og bryte opp implementeringen i gjennomførbare iterasjoner.
I Value jobber vi mot å bli næringslivets beste støttespiller. Vi har valgt å prioritere fire mål som alle krever investeringer i mennesker og metodikk, organisering, systemer og teknologi:
- Skape den beste kundeopplevelsen i bransjen
- Være ledende på omstilling og nye tjenester
- Skape den beste arbeidsplassen – for de beste folka
- Skape en trygg og skalerbar organisasjon
Vi vet at vi ikke kommer i mål med alt på alle områder samtidig. Derfor har vi sammen med de ansatte kommet frem til en lang rekke tiltak som skal ta oss til målene. Vi bryter disse opp i etapper og sørger for å gjennomføre de viktigste først – på tvers av målene. Ved å gjøre klare prioriteringer kan vi teste ulike verktøy og samtidig bruke tid på kompetanseheving og omstrukturering. Det gjør oss kanskje ikke heldigitale over natten, men for oss er det en trygg og stødig måte å angripe digitaliseringen på.
Ikke minst unngår vi å bli overveldet, og det er vel så viktig.
