2020 nærmer seg, og det er igjen tid for å budsjettere. Griper du etter Excel på ren automatikk? Her er fem grunner til at du bør tenke nytt.
1. Sporbarhet
I de fleste budsjettprosesser oppstår det en rekke ulike modeller og versjoner som flyr rundt i organisasjonen. Budsjetter har en tendens til å bli endret hver gang de mellomlander i ulike avdelinger, og da er det problem at Excel har svært lite å by på når det gjelder revisjonsspor – eller «audit trail», som mange også kjenner det som.
2. Sikkerhet
Enten du skal sammenfatte delbudsjetter fra andre, eller distribuere nye versjoner av ditt eget budsjett: E-post med vedlagt fil er den foretrukne tilnærmingen for de fleste. Det er kanskje ikke så rart – det er jo kjapt og greit.
Problemet er bare at du samtidig mister kontrollen over hva mottakeren velger å gjøre med filen(e) du har sendt fra deg. Det er jo ikke sikkert du er komfortabel med at filene blir korrigert eller endret, eller at de blir brukt i andre sammenhenger enn det du så for deg. Ikke minst vil det være vanskelig å avverge feilsendinger når mange personer og filer er involvert. Selv om du i noen sammenhenger kan kalle tilbake en feilsendt e-post, må du være bevisst på at spist er spist og feilsendt er feilsendt: Er du litt rask på labben og sender til feil person, er det som hovedregel ikke mulig å angre seg.
3. Feil i formler
I større, mer komplekse budsjettprosesser, skjuler overflaten ofte et hav av formler som spiller sammen i perfekt harmoni. HVIS (“Dubrukerregnearket”=heltriktig,velåmerke). Som oftest er det en god del personer involvert, og de har nesten alltid forskjellig kompetanse i Excel. Ved mye “flikking og mekking” kan det fort skje en feil i en formel som forplanter seg videre til flere ark og arbeidsbøker. Dette kan ofte være vanskelig å snappe opp før problemet har vokst seg stort – ikke minst blir det fort en hårete utfordring å lokalisere feilkilden. En slik feil kan vise seg å ha store konsekvenser når budsjettet omsider skal vedtas av styret.
4. Dyrt
I teorien er det forholdsvis billig å budsjettere i Excel. I praksis går det imidlertid med mye tid på feildiagnostisering, utveksling av forskjellige budsjettversjoner og konvertering av mindre til større budsjetter. Det gjør at effektiv timepris fort blir høyere enn først antatt.
5. Tidkrevende
Tradisjonell budsjettering kan innebære mye manuelt arbeid. Mange sitter og budsjetterer lokalt, og bruker til dels mye tid på nedlasting, opplasting og arkivering. Ved eventuelle endringsforslag til budsjettene, må det sendes henvendelser per mail til dem som har ansvaret for å implementere endringene. Det blir fort en flaskehals.
En god budsjettmodell gror dessuten ofte dype røtter i en organisasjon; det har gått med mye tid på å lage modellene i utgangspunktet, og ledelsen har investert i opplæring og tilvenning. Når du er «gift» med en bestemt tilnærming, kan det være tungt å gjøre endringer. Det er dessuten ikke uvanlig at friksjonen øker eksponentielt med hvert nye ledd som skal innlemmes i budsjetteringsprosessen.
Løsningen?
Det er ikke lenge siden «skybaserte systemer» hadde buzzword-status. Nå er de blitt en selvfølgelig del av infrastrukturen hos moderne bedrifter, og mange kan ha glede av å flytte deler av, eller hele, budsjettprosessen over dit.
En delvis flytting av prosessen kan bety å sende avdelingsbudsjettet ut på godkjenning rett i systemet, med full oversikt over status og flyt. En fullstendig flytting innebærer at hele prosessen finner sted i skyen – fra selve budsjetteringen til kjøring av rapporter mot regnskap.
Det finnes flere gode systemer som lar deg gjøre dette. Hva den beste fremgangs- og bruksmåten er, avhenger imidlertid av hvilken type selskap det er snakk om. Generelt, som med digitalisering for øvrig, kan det være fornuftig å dele opp prosessene og flytte over én og én del om gangen.
Det åpner for bedre kontroll, gjør omstilling lettere og kan bidra til å øke kvalitet og sikkerhet i budsjetteringsprosessen.
