SINTEF anslår at gjennomsnittskostnaden for sykefravær per dag per ansatt er 2600 kroner1. Det vil si, dersom 5 ansatte er syke samtidig, vil det koste virksomheten 13000 kroner per dag, og 65000 kroner dersom de er borte hele uken. Slike beløp kan ha stor betydning for selskapets økonomi, og spesielt for små og mellomstore bedrifter.
De økonomiske konsekvensene av sykefravær er viktige, men det er flere gode grunner til å arbeide systematisk med sykefraværsoppfølgingen. Loven stiller klare krav til ledere når det gjelder oppfølging av sykmeldte ansatte. Til tross for dette er det en tendens til at sykefravær betraktes som en privatsak, og mange ledere kvier seg for å ta kontakt med sykmeldte medarbeidere.
For å sikre at du følger lovkrav som er satt til oppfølging kan det være nyttig å lage en intern rutine for oppfølging av sykmeldte. Sett deg godt inn i regelverket, og lag en beskrivelse av arbeidet som skal gjøres, slik at ledere som skal følge opp medarbeidere har gode verktøy de kan støtte seg på i prosessen. I tillegg til definerte rutiner må handlingsrommet man har ved oppfølging av fravær avklares for både ledere og medarbeidere. Gjør det enkelt å stille spørsmål, og ufarliggjør arbeidet.
Høyt sykefravær kan påvirke sentrale prosesser på arbeidsplassen, som arbeidsmiljø, engasjement og trivsel. Forskning viser at rundt 40 prosent av det legemeldte langtidsfraværet blant norske arbeidstakere kunne vært forebygget dersom kjente risikofaktorer i arbeidsmiljøet hadde vært eliminert2. At en så stor andel av sykefraværet i Norge er arbeidsrelatert, viser at det ligger et enormt potensial i å jobbe forebyggende med arbeidsmiljøet.
Når du skal implementere tiltak for å redusere fravær må du først se på interne årsaker. Det er ingen vits i å behandle en sykdom hvis du ikke kjenner symptomene.
Start med å få oversikt og bli kjent med fraværet i bedriften din; hvor stort er det, når på året er det høyest, og er det noen avdelinger eller team som er mer utsatt?
Det er viktig å merke seg at noe sykefravær er helt normalt, og en viktig del av sykefraværsoppfølgingen er derfor arbeidet med å identifisere hvilket fravær det er nødvendig å iverksette tiltak for, for å holde de ansatte i jobb.
Datagrunnlag for analyser kan hentes fra bedriftens system for fraværsregistrering, eller med bistand fra regnskap og lønn. Disse tallene gir god informasjon, men de er ikke tilstrekkelige alene. For best forståelse og innsikt i årsakene, må du snakke med de som er sykmeldt. Hva er deres erfaringer? Hva mener de kan forbedres på arbeidsplassen? Er det mulig å tilrettelegge slik at den ansatte kan komme tilbake tidligere? God kommunikasjon med den sykmeldte er avgjørende. Ta en telefon og hør hvordan det går.
HR kan være en verdifull sparringspartner og støttefunksjon i sykefraværsarbeidet. HR-ressurser har kompetanse innen arbeidsrett og kan veilede og gi opplæring til ledere og medarbeidere slik at alle er kjent med egne plikter og ansvar når det gjelder håndtering av sykefravær, samt bistå med å få på plass rutiner som er tilpasset virksomheten og norsk lov.
Som en ressurs for både syke ansatte og ledelsen, kan HR hjelpe til med håndtering av sykefraværsprosessen. Herunder dokumentasjon, kommunikasjon og oppfølging. Gjennom analyser av fraværsdata og samtale med ansatte og ledere kan HR identifisere trender, mønstre og områder som krever tiltak. Denne innsikten kan brukes i arbeidet med å utvikle en strategi for å redusere sykefravær og forbedre arbeidsmiljøet. HR spiller dermed en viktig rolle i å skape gode rammer for sykefraværsoppfølgingen og være en støttefunksjon for ledere. Det er imidlertid nærmeste leder som er mest direkte involvert med de ansatte og som derfor bør lede dette arbeidet.
Les flere saker om HR og ledelse på vår fagblogg →
1 Sintef-rapport, “Bedriftenes kostnader ved sykefravær”, s. 1.