I starten av et arbeidsforhold skal det alltid inngås en skriftlig arbeidsavtale. Spol 10 år og en karrierevei frem og den ansatte sitter kanskje med samme avtale, stillingsbeskrivelse og vilkår som den hadde for 10 år siden - selv om arbeidsforholdet i realiteten ser veldig annerledes ut.
Er det egentlig så viktig å ha oppdaterte og korrekte avtaler?
Det er lovpålagt at arbeidsgiver sørger for å utforme en skriftlig arbeidsavtale med sine ansatte. At avtalen er oppdatert og utformet korrekt er svært viktig. Arbeidsavtalen skal etablere en klar og gjensidig forståelse av arbeidsforholdet og definere den ansattes rettigheter og plikter. Ved uenighet eller konflikt vil kontrakten mellom partene være et viktig grunnlag. Dersom avtalen er utdatert kommer man imidlertid ikke særlig langt.
Arbeidsmiljøloven stiller krav om at det opprettes en skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold, og arbeidsmiljøloven § 14-6 stiller visse minstekrav til innholdet. Blant annet innebærer dette krav om personopplysninger, opplysninger om lønn og betaling for arbeidet som utføres. Se utfyllende krav-spesifikasjon her.
Ved utforming av arbeidsavtaler kan det være lurt å ta utgangspunkt i en kvalitetssikret mal. Sørg for at du fyller inn all informasjon malen ber om, og tenk nøye gjennom om det er andre momenter det kan være relevant å legge til.
Opplysninger i en arbeidsavtale regnes som sensitive personopplysninger, og er dermed underlagt taushetsplikt. For å unngå at opplysninger havner på avveie, stilles det krav om at arbeidsavtaler lagres trygt i henhold til GDPR-regelverket og personvernforordningen.
Arbeidsavtalen bør lagres elektronisk i et system som oppfyller kravene til GDPR-regelverket, hvor både arbeidstaker og arbeidsgiver har tilgang til samme kopi. Vi har sett flere eksempler på kreative lagringsplasser, både i låste og ulåste skap og skuffer, hjemme hos lederen og på kontoret, i en rotete innboks, i en privat mappe på PC-en o.l. Slike løsninger vil vi anbefale deg å unngå!
Det finnes i dag en rekke gode systemer for sikker lagring av dokumenter. Value har tatt i bruk Huma, men det finnes også andre gode løsninger for både små og store bedrifter.
|
Tips for lagring og oppbevaring av arbeidsavtaler:
|
Det er viktig at arbeidsavtaler holdes oppdaterte. Den skriftlige avtalen er selve fundamentet til arbeidsforholdet, og dersom denne ikke er oppdatert og korrekt, kan det medføre både usikkerhet og i verste fall konflikt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.
Ved endringer i arbeidsavtalen bør det utarbeides en ny avtale eller lages et tillegg til avtalen. Opplysningene skal legges ved innen en måned etter at endringen trådte i kraft. Merk at dette er uavhengig av om opplysningen anses som uvesentlig eller ikke. Likevel vil ikke dette medføre en fri rett for arbeidsgiver til å endre arbeidsforholdene uten at det er enighet mellom partene om endringen.
|
Tips for å holde arbeidsavtalene oppdaterte og korrekte:
|
I utgangspunktet stilles det ingen formelle krav til innholdet av stillingsinstruks i arbeidsavtalen. Likevel er det både viktig og nyttig å ha en tydelig stillingsbeskrivelse i arbeidsavtalen.
En god stillingsbeskrivelse forhindrer usikkerhet og skaper klarhet i arbeidstakers plikter og rettigheter, og tydeliggjør hvilke forventninger som stilles til den ansatte. Begge parter er klar over hva arbeidet innebærer, og det blir lettere å se om det er forhold som bør endres.
Les også: Tips for å lykkes på HR-området uten en dedikert HR-avdeling →